Paperless como base para la transformación digital

sin papeles

Ahora que nos encontramos en las tendencias empresariales la transformación digital comenzamos a ver cómo puede hacerse efectiva la predicción que se vislumbraba hace más de una década, pero que nadie quería creer: La oficina sin papeles (Paperless).

Y la cuestión no es baladí cuando, además de evitar el corte de árboles para fabricar papel, sabemos que la contratación electrónica, los certificados digitales y un sinfín de herramientas, nos permiten optimizar el día a día de nuestro negocio y la dinámica de la empresa.

Posiblemente una de las ventajas más destacadas, sin entrar en terminología TIC, es que se evitan los errores inherentes a la realización de tareas manuales en la gestión, como la elaboración de duplicados, envíos de documentos, retrasos para contabilización de facturas, etc.

Esa es una de las apuestas de TBS, la compañía catalana que se ha propuesto ayudar a Pymes y empresas de mayor tamaño en complicada tarea de convertirse en Paperless de cara a afrontar una transformación digital real, que no exija de impresos o documentos físicos en carpetas o archivadores, y todo ello contemplando la integración con el ERP o software de gestión de cada empresa.

Gracias a su herramienta TBS AGORA, se puede evitar la incidencia de la dispersión geográfica de sedes, mantener la supervisión sobre la evolución de los procesos para detectar incidencias y tomar decisiones informadas en tiempo real, además de mantener localizados todos los documentos de la empresa gracias a los listados que se pueden elaborar, junto con el uso de buscador para encontrarlos.

Otro de los puntos fuertes de este sistema radica en que ya provee la solución para la adaptación a la normativa y marco legal empresarial más reciente. El pasado 2 de diciembre, el Consejo de Ministros aprobó una nueva reforma que afecta a las empresas con una facturación superior a los seis millones de euros, que deberán declarar sus facturas recibidas y emitidas en un plazo de cuatro días. Esta nueva figura supervisora se llama Suministro Inmediato de Información (SII), siendo recomendable que lo comiencen a incorporar empresas de menor facturación porque será el próximo paso que tendrán quedar más pronto que tarde.

Así, TBS propone soluciones que permiten mejorar este proceso, agilizarlo, hacer la facturación y contabilidad de forma más eficiente, para que todas las compañías, independientemente de su tamaño y su volumen puedan adaptarse al SII sin sorpresas ni prisas de última hora.

Esta mentalidad está calando y muchas empresas españolas están acercándose a esta corriente de transformación digital, como el desarrollo realizado para Grupo Vallformosa, con el objetivo de automatizar y optimizar su proceso de gestión de facturas de proveedores en todo su ciclo de vida, disponiendo a su vez de integración con el ERP de la compañía SAP, uno de los estándares del mercado más extendido entre las grandes compañías. Otro desarrollo muy notable ha sido la herramienta web TBS AGORA Mandatos SEPA, que permite a los acreedores agilizar este proceso para luego comunicar a la entidad financiera el mismo en la forma que indica la normativa.

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